Voorraadbeheer

Met de voorraadfunctie van Swyp kun je de voorraad van je praktijk bijhouden zonder spreadsheets of papieren lijsten. Je stelt per product een minimum- en maximumdrempel in, en Swyp waarschuwt je automatisch wanneer iets bijna op is of wanneer je te veel op voorraad hebt.

Een product opvolgen

Je kunt een product op twee manieren beginnen opvolgen:

Vanuit een product

1. Zoek het product dat je wilt opvolgen.
2. Klik op de knop 'Track inventory' op de productpagina.
3. Vul je huidige voorraad in.
4. Stel optioneel een minimum- en maximumdrempel in.
5. Wijs optioneel een opslaglocatie toe.
6. Klik op 'Start Tracking'.

Vanuit de voorraadpagina

1. Ga naar de voorraadpagina via de navigatie.
2. Zoek het product dat je wilt opvolgen.
3. Volg dezelfde stappen als hierboven om het product toe te voegen.

Voorraad aanpassen

Op de voorraadpagina zie je al je opvolgde producten als kaarten. Per product kun je:

• De voorraad verhogen of verlagen met de + en - knoppen.
• Het aantal rechtstreeks aanpassen door op het getal te klikken.

Aanpassingen worden automatisch opgeslagen.

Voorraadstatus

Elk product krijgt automatisch een status op basis van je ingestelde drempelwaarden:

• Niet op voorraad: de voorraad is 0.
• Lage voorraad: de voorraad zit op of onder je minimumdrempel.
• Overstock: de voorraad zit boven je maximumdrempel.

Producten met een lage voorraad zijn ook terug te vinden op de aparte lage-voorraadpagina, zodat je snel kunt zien wat je moet bijbestellen.

Opslaglocaties

Je kunt opslaglocaties aanmaken om bij te houden waar producten zich fysiek bevinden in je praktijk. Locaties kunnen hiërarchisch worden opgebouwd, bijvoorbeeld:

• Praktijk > Behandelkamer 1 > Kast A
• Praktijk > Magazijn > Rek 3

Locaties beheren

1. Klik op de voorraadpagina op 'Manage Storage'.
2. Maak nieuwe locaties aan en organiseer ze in een boomstructuur.
3. Wijs producten toe aan een locatie wanneer je ze begint op te volgen of via de instellingen van een product.

Je kunt de voorraadpagina ook filteren op opslaglocatie om snel te zien wat er op een bepaalde plek ligt.

Exporteren

Telblad

Genereer een afdrukbaar PDF-telblad voor een fysieke voorraadtelling. Je kunt kiezen hoe de producten gesorteerd worden:

• Alfabetisch
• Op voorraadniveau (hoog naar laag of laag naar hoog)
• Op opslaglocatie

QR-labels

Genereer een PDF met QR-codes voor je opvolgde producten. Print deze labels en bevestig ze op je opslaglocaties. Door een QR-code te scannen ga je rechtstreeks naar het product in Swyp, zodat je snel de voorraad kunt aanpassen.

Leveringen ontvangen

Wanneer je een bestelling hebt geplaatst, kun je via de voorraadpagina bijhouden welke producten al zijn geleverd.

1. Klik op 'Manage Deliveries' op de voorraadpagina.
2. Je ziet een overzicht van je bestellingen per status: in afwachting, gedeeltelijk ontvangen of volledig ontvangen.
3. Klik op een bestelling en geef aan hoeveel stuks je effectief hebt ontvangen per product.
4. De voorraad wordt automatisch bijgewerkt op basis van wat je hebt ontvangen.